Elegir Odoo suele ser acertado desde el punto de vista técnico y económico, y además existen líneas de ayuda públicas que pueden financiar parte del proyecto. Conviene conocerlas antes de presupuestar, porque los plazos de solicitud mandan.
Hay líneas de financiación pública pensadas para que una pyme pueda modernizar su gestión sin asumir todo el coste de golpe: programas europeos cofinanciados por la Unión, convocatorias autonómicas, líneas locales de diputaciones y ayuntamientos, e incentivos fiscales que no son subvención pero sí reducen el coste efectivo.
El error habitual es decidir el proyecto y luego buscar la ayuda que encaje. Conviene hacerlo al revés: mirar qué convocatoria está abierta, qué periodo de gasto permite y qué requiere, y ajustar el proyecto a esa ventana.
En la mayoría de programas el gasto no puede iniciarse antes de la fecha de solicitud. Verifica siempre la convocatoria vigente.
Cada una con su organismo, su plazo y sus requisitos.
Programas de digitalización cofinanciados por la Unión Europea, gestionados por administraciones estatales, autonómicas o provinciales.
Convocatorias de las comunidades autónomas para la modernización y la transformación digital de las pymes.
Líneas locales, en ocasiones específicas para herramientas de gestión basadas en software libre, como es el caso de Odoo Community.
Deducciones por innovación y digitalización, que no son subvención pero sí reducen el coste efectivo del proyecto.
Requisitos repetidos en la mayoría de programas, aunque cada convocatoria añade los suyos.
Que la empresa esté al día de sus obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.
Presupuesto detallado del proyecto y, con frecuencia, una memoria técnica que lo justifique.
Que el gasto se realice dentro del periodo elegible que fija la convocatoria, ni antes ni después.
Justificación con facturas y prueba de la implantación, dentro de los plazos que exige el programa.
Presentar una solicitud completa antes de la fecha de cierre. El orden de baremación suele premiar la antelación.
En algunos casos, que el proveedor esté adherido al programa correspondiente, así que conviene confirmarlo desde el principio.
Importante: las convocatorias, los importes y los porcentajes de cofinanciación cambian cada año y varían mucho según el territorio y el tamaño de la empresa. No des por válida ninguna cifra que leas en una web —incluida esta— sin comprobar la convocatoria vigente en el organismo correspondiente. Y ten en cuenta los plazos: en la mayoría de programas el gasto no puede iniciarse antes de la solicitud.
Plantea el proyecto por fases y sitúa en la fase subvencionable lo que encaje con los requisitos de la convocatoria. Es preferible eso a estirar el alcance para agotar la ayuda: un proyecto sobredimensionado sale caro aunque esté parcialmente financiado.
Además, que el software sea libre juega a favor: Odoo corre sobre la edición Community con licencia LGPLv3, sin coste de licencias por usuario, lo que deja más margen del presupuesto para la implantación y para el trabajo de adaptación que sí conviene pagar bien.
Qué comprobar y qué preguntar antes de encargar la implantación de un proyecto financiable.
