01 Permite ahorrar en la adquisición, mantenimiento y renovación de tecnologías:
Al usar software libre, el autónomo ahorra costes en la adquisición de licencias y en su posterior renovación.
Además, usando software libre el autónomo puede copiar las aplicaciones de forma legal en tantos equipos como necesite.
El software libre tiene una menor necesidad de hardware, por lo que los equipos son más baratos y su vida útil es mayor.
Por otro lado, el uso de software libre fomenta una mayor competencia de proveedores en la prestación de servicios tecnológicos, lo que finalmente abarata los costes.
02 Las aplicaciones libres tienen mayor calidad y son más completas:
En las tecnologías abiertas, la detección y solución de errores es más rápida, gracias a que toda la Comunidad cuenta con acceso al código fuente.
Así, las actualizaciones y mejoras en las aplicaciones no dependen de criterios comerciales, se incorporan rápidamente y sin coste para el usuario.
Un software de más calidad produce menos errores, y por tanto reduce el tiempo improductivo por paradas del sistema, contribuyendo a la mejora de la productividad.
Además, los sistemas operativos libres son soluciones más completas, pues su instalación incluye también aplicaciones de ofimática, multimedia, conectividad… en el mismo paquete.
Es decir, el autónomo dispone de las aplicaciones de uso más común al momento y sin costes adicionales por cada una de ellas.
03 Garantiza la seguridad:
El software libre es más seguro. Contar con código de conocimiento público y continuamente auditado por la Comunidad, dificulta los ataques externos y la existencia de virus o troyanos, cuya incidencia es insignificante en el software libre.
Por otro lado, separar los procesos de creación del producto y el servicio de mantenimiento, que puede ser ofertado por cualquier profesional, facilita que una mejora en la seguridad pueda hacerse sin necesidad de recurrir al creador del software.
04 El uso de software libre favorece la independencia tecnológica del autónomo:
Con las aplicaciones libres, el autónomo no está obligado a actualizarse cuando lo imponga el fabricante del software. Puede decidir sobre sus aplicaciones como más le convenga, estableciendo sus plazos conforme a su situación comercial y económica.
Para el autónomo, al no haber inversión inicial en materia de licencias, se elimina la barrera de salida a la hora de cambiar de aplicación.
Además, dado que el software libre está construido en base a estándares, cualquier cambio de una solución a otra será más sencillo, no dependiendo de fabricantes o proveedores concretos para hacerlo.
05 El software libre es una tecnología de fácil acceso y se adapta mejor a la realidad del autónomo:
La mayoría de las aplicaciones de software libre están disponibles en la red, de forma que utilizarlas es tan sencillo como acceder a internet, buscar la aplicación que se necesita, bajarla e instalarla en el ordenador.
Esta facilidad de acceso permite probarlas sin gastar dinero y cambiarlas por otra sin no se adaptan a las necesidades del autónomo.
06 El software libre es una tecnología 100% legal:
El software libre es una alternativa totalmente legítima de uso del software.
Éste te permite copiar las aplicaciones en tantos equipos como sea necesario; sin necesidad de adquirir nuevas licencias y sin vulnerar los derechos del autor.
Por esta razón, un autónomo no tiene que adquirir una licencia para cada aparato, y una agrupación de autónomos puede construir o adquirir una aplicación que luego puedan usar todos los interesados, pudiendo igualmente hacer las modificaciones necesarias en base a sus características específicas.
Y todo ello utilizando siempre una tecnología 100% legal.
07 Las tecnologías libres tienen un soporte técnico más accesible:
Cuando existe una necesidad de soporte técnico para una aplicación de software libre, el autónomo puede acudir a las empresas del sector TIC del software libre, que ofrecen servicios profesionales de instalación, integración, mantenimiento, capacitación…
Conocer el código fuente permite que las empresas locales puedan ofrecer productos y servicios mejor adaptados a la realidad del profesional autónomo de una zona o sector empresarial.
Así estamos garantizando, no sólo la independencia de proveedor sino también su disponibilidad futura.
Además, existe una Comunidad de Desarrolladores que ofrece ayuda de forma desinteresada a través de la red las 24 horas del día y todos los días del año.
De esta manera el autónomo puede participar activamente de dicha Comunidad prestando apoyo a otros.
08 Fomenta la creación de un modelo productivo más colaborativo basado en la colaboración:
Los profesionales autónomos pueden colaborar entre ellos utilizando software libre.
Asociaciones empresariales, clusters y administraciones con intereses comunes en un sector de actividad, pueden dotarse de tecnologías que mejoren su productividad, usarlas sin restricciones y construir una Comunidad que ayude a mejorarlas de forma continua.
Gracias al modelo de desarrollo y de licencias del software libre, es posible crear proyectos tecnológicos colaborativos, partiendo incluso de soluciones ya existentes.
De esta forma estamos reduciendo los costes y esfuerzos invertidos y generando una comunidad de valor alrededor de los proyectos, que es fuente de conocimiento y recursos humanos de calidad.
09 Seguir la tendencia de los clientes en el uso de software libre:
El uso de software libre está en pleno crecimiento en las administraciones públicas, empresas y ciudadanía.
Por sus características, las aplicaciones de software libre permiten al autónomo comunicarse con todos sus potenciales clientes, independientemente del formato usado en dicha comunicación.
Además, debido al uso cada vez mayor de software libre y de estándares abiertos, el autónomo que usa aplicaciones libres tiene más facilidad para integrarse en las estrategias de sus clientes. (Sean estos empresas o administraciones, permitiéndole una mejor respuesta a sus demandas).
10 Las aplicaciones en software libre son más fáciles de aprender:
La mayor facilidad de acceso a las tecnologías libres hace que aprender a utilizarlas sea más sencillo.
Sin un coste de adquisición, los autónomos pueden probar, tocar, practicar… y si les gusta la aplicación empezar a utilizarla.
Por otro lado, las herramientas abiertas son fácilmente adaptables a la realidad de quién las usa, por ejemplo en materia lingüística.
En definitiva, para un autónomo utilizar software libre es sinónimo de mejora de la competitividad.
Son tecnologías más baratas, con mayor calidad, posibilidad de soporte local y su adquisición es tan sencilla como descargarlas de forma completamente legal desde internet.
Fuente: @cenatic
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A lo largo de este artículo, vamos a ver los principales puntos que deberíamos de tener en cuenta a la hora de implantar un ERP.
Cada punto mencionado debería ser ilustrado en detalle para ofrecer una visión global pero a la vez clara y resumida de los principales procesos de negocio de la empresa.
En primer lugar, se recomienda que toda empresa que vaya a implantar un ERP, realice un análisis inicial, previamente a la selección de la empresa consultora o propietaria del software que realizará la implantación.
Si se le entregan los requerimientos de la empresa detallados, el presupuesto estará mejor detallado, se podrá realizar un plan de proyecto mucho más ajustado a la realidad y posiblemente se evitarán a posteriori sorpresas desagradables.
Con todo esto, vamos a pensar en un análisis inicial que cubra únicamente las áreas básicas de la empresa (compras, ventas – Marketing y CRM -, logística, tesorería, Recursos humanos )
Como mínimo, un análisis inicial debe contener los siguientes aspectos:
Análisis de datos maestros necesarios para implantar un ERP:
Los datos maestros de un ERP, son aquellos datos críticos y necesarios para poder empezar a operar con la herramienta. En función de cómo se configuren estos datos maestros, la herramienta permitirá realizar ciertas acciones o no, o su comportamiento será distinto en algunos aspectos.
Ejemplos:
- Si en ficha maestra de un cliente le asignamos una forma de pago transferencia bancaria, evidentemente el sistema no generará ningún recibo, por tanto, en la ficha maestra definimos la forma de cobrar a este Cliente.
- En el supuesto de que en la ficha, definimos que un proveedor nos exige un pago los días 10 de cada mes, cuando nosotros habitualmente pagamos los días 5 y 20, deberá quedar reflejado en la ficha del proveedor, y parametrizar la herramienta para que contemple esta situación.
- En el caso que, se requiera realizar un pedido a un proveedor, en las fichas maestras o maestros, debe estar registrado el proveedor, el artículo que le queremos comprar, el precio de dicho artículo con las condiciones de tarifa del proveedor….
Datos maestros:
Existen una serie de datos que si previamente, o en el momento de necesitarlos no se registran, no se puede trabajar con el sistema. Estos datos serían los maestros.
Es por ello, por lo que, la acción de configurar estos maestros, sería la más complicada de la fase de implantación. Si no se hace correctamente, será imposible que el comportamiento del programa sea el esperado.
A continuación, se detalla una lista qué datos maestros son imprescindibles analizar en una empresa estándar de tamaño medio. Son necesarios todos, pero puede haber más. Es necesario destacar que cada sector de negocio tendrá sus propios datos maestros y de aquí surge a veces la necesidad de crear módulos adicionales para el ERP que configuran una solución Vertical para dicho sector.
La tabla adjunta pretende al menos nombrar aquellos maestros existentes en todas las empresas de los sectores de industria y servicios.
Para cada uno de ellos, en el análisis inicial se reflejará cómo es actualmente y qué se espera que se pueda registrar y centralizar en el ERP a futuro. Se incluirá cualquier dato que se considere relevante.
Datos relevantes:
- Mi empresa
- Catálogo de productos
- Almacenes
- Clientes
- Proveedores
- Tarifas de Venta
- Tarifas de compra
- Formas de pago
Mi empresa (todos los módulos)
En este apartado se incluyen datos relevantes de mi empresa.
- Estructura departamental.
- Sedes y ubicaciones
- Volumetría de empleados
- Días de pago a proveedores
- Días de pago de nóminas…
- Otros
Empleados (todas las áreas)
Un empleado puede ser un agente de ventas, un administrativo, un operario de máquina en fabricación, jefes de proyecto…
El concepto empleado es utilizado por casi todos los módulos del ERP donde sea necesario especificar quien hace qué. Operarios de fabricación, agentes de venta, técnicos de soporte en CRM, administrativos…
- Datos de empleados
- Calendarios
- Horarios
- Turnos
- Grupos
- Categorización
- Nivel
- Vacaciones
- Skills
- Edad media de los empleados
- Ubicación física en la empresa.
- Política salarial de la empresa: Configuración de Rangos salariales, primas, extras (solo requerido en el módulo de nóminas)
Esta parte del análisis es primordial ya que permitirá entre otras cosas:
- Dimensionar el número de puestos que será necesario habilitar para trabajar con la nueva herramienta
- Orientar sobre la formación previa en informática de los futuros usuarios y su edad lo que permitirá dimensionar y planificar las jornadas de formación.
- Obtener una visión general de la estructura de permisos y usuarios de la aplicación.
Catálogo de productos (logística, materiales, compras, ventas…)
En este apartado, especificaremos cómo es nuestro catálogo. Algo aparentemente trivial, puede ser el escollo más importante a salvar en una implantación. Existen infinidad de formas de registrar y categorizar los productos de una empresa. Es necesario definir al menos los siguientes aspectos:
Aspectos a tener en cuenta:
- Tipología de artículos
- Qué es lo que se compra
- Qué se vende
- Fabricación de mi empresa
- Categorías de artículos
- Volumen de artículos codificados.
- El código del artículo. Referencias:
- Como identifico mi artículo como único. Hay categorizar el que se vende, el que se compra y el que se transforma.
- El código será secuencial, da información de forma inteligente, utilizando bloques de cifras para indicar algo dentro de dicho código…
- Datos adicionales del artículo. Como varían en función de la tipología y de las categorías.
- Unidades de medida en las que se compra, vende y almacena el artículo.
- Serialización y números de lote de los artículos. Qué tipologías y categorías de artículos es necesario que lleven números de lote o serial. Quién genera dicho número de lote y cómo se genera.
- Atributos o variantes del artículo (Color, talla, medidas…etc, etc). Categorización y tipología de los artículos en los que varía el precio de venta o compra en función de los atributos.
- Indicar si requieren imágenes o no. Cuantas. La imagen se registra a nivel de producto o a nivel de variante.
- Señalar si requieren registro de documentos adjuntos. Cuantos. Cuales. Qué formatos.
En el análisis del catálogo se incluirá cualquier aspecto que se considere de interés o inherente al sector que pudiese causar conflicto en su configuración en el ERP.
Almacenes (logística)
Cuantos hay y donde están. Información y características relevantes de cada almacén
Clientes (ventas, CRM)
Aquí se incluyen datos relevantes que desee registrar de Clientes.
- Volumetría
- Codificación de Clientes
- Datos generales
- Categorización de Clientes
- Contactos de Clientes
- Estructura de empresa de mis Clientes
- Datos asociados a esta estructura
- Sedes de Clientes.
- Direcciones y tipología de dirección (sede, almacén, oficina administración… etc)
- Formas de pago
- Bancos
- Etc…
Canales de venta
- Agentes comerciales
- Tiendas físicas
- Comercio On-Line
Proveedores (compras)
Aquí se incluyen datos relevantes que desee registrar de mis Proveedores
- Volumetría
- Codificación de Proveedores
- Datos generales
- Categorización de Clientes
- Contactos de Proveedor
- Estructura de empresa de mis Proveedores
- Datos asociados a esta estructura
- Sedes de Proveedor.
- Direcciones y tipología de dirección (sede, almacén, oficina administración… etc)
- Formas de pago
- Bancos
- Etc…
Tarifas de venta (ventas)
Las tarifas de venta son un aspecto fundamental en la configuración del ERP. Pueden ser dinámicamente calculadas en función de otros campos (la más sencilla: tarifa de compra + %margen), o asignadas para cada uno de los artículos.
En el análisis es necesario reflejar como se realiza en la actualidad esta asignación de tarifas venta a los productos a fin de evaluar la complejidad de su configuración.
Teniendo en cuenta la categorización y tipificación de los productos de venta:
- Mostrar cómo se calcula la tarifa
- Indicar si se existen o no descuentos por volumen
- Señalar cómo se configuran las ofertas
- Indicar si existen packs de productos en oferta
- Denotar cualquier aspecto relevante referente a las tarifas de venta.
Tarifas de compra (compras)
- Mostrar cómo se reciben las tarifas de proveedor
- Indicar cómo se registran las tarifas de proveedor
- Señalar si se existen o no descuentos por volumen
- Indicar cómo se configuran las ofertas
- Denotar si se recepcionan packs de productos en oferta
- Indicar cualquier aspecto relevante referente a las tarifas de compra.
Formas de pago (tesorería)
- Indicar formas de pago que se utilizan habitualmente en cualquier área de gestión de la empresa (transferencia, cheque, giro, pagaré, tarjeta de crédito, facturing, confirming, etc.)
Formas de envío y transporte (logística). Tarifas.
- Indicar formas de envío que se utilizan habitualmente (Camión propio, Camión de Cliente, Camión de Proveedor, Agencia de transporte, Agencia de mensajería…)
Señalar qué forma de envío es utilizada en función de qué condiciones. Y sobre todo, marcar las excepciones.
Ejemplos:
- Un proveedor envía la mercancía en su camión y cobra los portes. Habitualmente el resto de proveedores, envían una agencia de mensajería, también a portes pagados.
- En cuanto a envíos de mercancía a Clientes, la empresa utiliza una furgoneta de reparto para servir los pedidos locales, para la península se utiliza una agencia de transporte.
- A clientes con pedidos superiores a una cantidad, se les envía la mercancía con un 20% de descuento en la tarifa habitual.
Embalajes, volumen y peso (logística).
Es necesario que quede bien definida la información requerida para los embalajes:
- Tipificación de embalajes
- Códigos de embalaje
- Asociación de embalajes a artículos, a volúmenes, a pesos…
Es decir, cualquier información relevante a embalajes.
Ejemplo: Se envía mercancía en contenedores. La agencia de transporte cobra por contenedor con un límite de peso, independientemente del número de bultos que incluyen. Se requiere registrar tamaños y volúmenes de embalajes, materiales que la componen, relación de artículos con embalajes.
Contabilidad
A la hora de implantarlo, es imprescindible en el área de contabilidad, si el plan contable no está definido correctamente no será posible llevar las finanzas con el ERP.
- Definición de la estructura del plan contable.
- Ejercicios, períodos (mensuales, trimestrales)
- Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones IRPF
- Plazos de pago
- Remesas de recibos (CSB19, CSB58), órdenes de pago o transferencia (CSB34)
- Importación de extractos bancarios (CSB43)
- Liquidaciones
Es por ello, que una vez definidos estos aspectos se podría hablar de que ya hemos creado una visión general de los datos maestros de la empresa en las áreas mencionadas y se podrían comenzar a definir los procesos operativos.
Procesos de negocio de la empresa (workflow de procesos):
También, en este apartado se incluyen en la medida de lo posible los procesos actuales de la empresa. Es necesario al menos indicar 2 niveles de procesos:
Nivel 1: Procesos interdepartamentales:
A continuación veremos los procesos interdepartamentales.
- Cuales son las áreas/dptos en los que se divide la empresa
- Cómo interactúan entre ellas:
- Flujos de documentos
- Procesos de aceptación, validación, asignación de tareas…
- Herramientas utilizadas
Ejemplo muy simplificado de un proceso interdepartamental
- Cliente realiza pedido de venta (Att Cliente)
- Se verifica si existe stock del producto en almacén (Logística)
- Si existe, se sirve al Cliente. (Logística)
- Si no existe y el producto es de distribución
- Se realiza pedido de compra a proveedor. (Compras)
- Recepción del material (Logística)
- Verificación su calidad (Calidad)
- Si pasa el control, se incluye en almacén (Logística)
- Si no pasa el control
- Se devuelve al proveedor (Logística).
- Compras gestiona la devolución (Compras)
- Att Cliente indica el retraso en la entrega al Cliente y facilita nueva fecha de entrega (Att Cliente)
- Si no existe y el producto es de fabricación, se fabrica (fabricación)
- Se verifica su calidad (Calidad)
- Si pasa el control, se incluye en almacén (Logística)
- Si no pasa el control ….
- Se almacena y se sirve al Cliente. (logística)
En este ejemplo, se puede comprobar que intervienen distintos departamentos desde que se recibe el pedido del Cliente hasta que es posible entregarlo.
Entonces, actualmente ¿Cómo se gestiona esta comunicación interdepartamental?
- Modo de registro de los pedidos
- Como se comunica att cliente con compras para indicarle que tiene que hacer un pedido
- Conocimiento por parte de fabricación sobre que tiene que fabricar un producto y cómo lo tiene que fabricar. Como sabe fábrica a qué fecha debe tener fabricado el producto.
- Como conoce ventas las incidencias que ha habido desde que el Cliente hizo el pedido y como sabe que tiene que avisarle de un retraso en la entrega…
En fin, cuanto más se detalle este proceso interdepartamental más sencillo resultará configurar los flujos de información correctos en el ERP.
Nivel 2: Procesos intradepartamentales (Dentro de un mismo área/dpto)
Así mismo, es necesario realizar el mismo ejercicio, pero dentro de un mismo área/dpto.
Por cada área/dpto se indicará:
- Cómo se trabaja
- Quien hace qué
- Cómo lo hace
- Qué herramientas usa actualmente
En el mismo ejemplo utilizado anteriormente, se pueden dar infinitas combinaciones de formas de trabajar.
Pongamos un ejemplo irreal pero posible de una empresa ficticia:
- Att Cliente recibe un pedido de venta:
- Existen 3 canales de entrada de pedidos de venta:
- Teléfono, Fax
- E-mail
- Tienda On-Line
- Hay un agente de ventas asignado a cada canal.
- Cada agente recepciona únicamente los pedidos que entran desde dicho canal.
- Al recepcionar un pedido, se registra en una hoja de cálculo o en una base de datos.
- Posteriormente se envían por correo electrónico al almacén para que verifiquen in situ si hay stock o no. Los agentes del canal de fax, teléfono y tienda on-line registran el pedido en el la base de datos y además lo copian en cliente de correo para enviar un correo a almacén.
- A veces, los clientes que realizan el pedido por teléfono también envían un correo electrónico, por si acaso.
- El agente que atiende el canal de correo electrónico, no sabe que el del teléfono ya ha registrado el pedido en el access por lo que se registra el mismo pedido 2 veces por 2 personas distintas, con distinto número.
- Almacén recibe 2 correos solicitando la misma cantidad de producto para el mismo Cliente pero por el volumen diario de pedidos, no identifica que se trata del mismo pedido duplicado.
Concluisones del ejemplo:
Como se puede comprobar, ya en el primer punto de nuestro proceso interdepartamental, ya se han detectado que existen puntos de mejora que ahorrarían tiempo, errores y en definitiva costes.
- En Att Cliente, registran el pedido 2 veces. Una en la base de datos local y otra para enviarlo por correo a almacén.
- No existe comunicación entre los distintos agentes del dpto. No conocen si otro agente ya ha tratado el pedido.
A partir de este punto, donde el error ya se ha producido, y continuando con el ejemplo, este Cliente podría acabar recibiendo 2 pedidos iguales, pero con una diferencia importante de tiempo.
Podría ocurrir que en almacén recepcionan el primer pedido, tienen stock y lo sirven, pero cuando llega el segundo, ya no hay stock y pasan aviso a compras para que emita el pedido a proveedor.
O incluso peor, tienen que pasar a fábrica el aviso para que se fabrique…
Se fabricará algo innecesario que ya fue entregado. El Cliente recibirá un pedido que no solicitó. Se producirá una devolución… y todo se complicará todo lo que pueda complicarse causando pérdidas de tiempo y económicas a la empresa.
Ahora el mismo ejemplo con el ERP:
- Att Cliente recibe un pedido de venta:
- Existen 3 canales de entrada de pedidos de venta:
- Teléfono, Fax
- E-mail
- Tienda On-Line
- Hay un agente de ventas asignado a cada canal.
- Cada agente recepciona únicamente los pedidos que entran desde dicho canal.
- Al recepcionar un pedido, se registra en el ERP.
- En el análisis inicial, se verificó que se producían errores de duplicación de pedidos de clientes por lo que se incluyó un control, donde al registrar un segundo pedido del mismo cliente y el mismo artículo en las mismas cantidades, el mismo día, advirtiera al agente que dicho pedido ya existe en el sistema.
- El agente verificará si es el mismo pedido o realmente el Cliente solicita 2 pedidos y podrá optar por registrar o borrar el segundo pedido.
- Se ha decidido eliminar el envío del correo a almacén. En su lugar, se ha establecido que almacén tendrá acceso a consultar los pedidos de venta pendientes registrados en el ERP.
Han sido eliminados varios pasos del proceso anterior. Se ha mejorado la productividad, se han eliminado tareas repetitivas y sin valor añadido.
Se ha agilizado la labor de nuestros empleados y optimizado los recursos de la empresa, lo cual finalmente se traduce en un ahorro de costes para la empresa.
Conclusiones:
En resumen, el objetivo de este apartado es detectar aquellos procesos repetitivos, poco productivos y sin valor añadido que se podrían eliminar del proceso de negocio.
A su vez, permite examinar los procesos actuales y verificar si los procesos definidos de base en el estándar del ERP podrían encajar o adaptarse a los requeridos por la empresa.
En caso de no ser así, permite identificar aquellos elementos que por ser inherentes y específicos de la empresa, no estarán en definidos de base en el estándar del ERP.
En nuestro ejemplo anterior, tras implantar un ERP, se detectó que dicho ERP cubría el proceso de base, ya que permitía registrar pedidos y enviarlos por e-mail, pero en esta empresa concreta, se requería un control adicional en el ERP para evitar registrar pedidos de venta por duplicado.
Los procesos mínimos que habrá que detallar son:
- Presupuestación de productos
- Sistema de Cálculo de costes
- Procesos de Compras
- Trascursos de Ventas
- Procesos de devolución de materiales a proveedor
- Trascurso de Calidad ( en fabricación, en recepción de materiales, en subcontratación, en atención al Cliente …)
- Procesos de recepción y expedición de materiales
- Desarrollo de fabricación
- Procesos de gestión de devoluciones de Cliente
Es por ello, por lo que este apartado puede ser sumamente sencillo o tremendamente complicado según la empresa que se esté analizando.
Informes, documentos, estadísticas
A continuación, en este apartado se indicarán los documentos requeridos en cada área de trabajo o departamento que deberán estar configurados en el ERP antes de la fecha del arranque, para que puedan ser impresos desde la herramienta. La empresa deberá definir el formato y la información que requiere mostrar en estos documentos.
Además, es habitual que todos los ERP incluyan en el estándar documentos preformateados, que pueden ser perfectamente válidos en cuanto a la información que muestran, por lo tanto bastaría con adaptar su diseño a la imagen corporativa de la empresa.
Incluso, si la exigencia en este sentido no es muy alta, ni siquiera esto será necesario. No obstante es necesario analizar los requerimientos de la empresa.
Algunos de los documentos mencionados podrían ser:
- Pedido de compra a proveedor
- Albarán de Venta
- Factura de Venta
- Certificado de calidad
- Recibos
- Orden de fabricación
- Albarán de devolución de mercancía
- Lista de embarque
- Informes contables (mensuales, trimestrales, anuales)
- Reclamación a proveedor por retraso en entrega de mercancía
- Reclamaciones de pagos a Clientes
- Informes de gestión en tesorería
- Informes estadísticos de cada área
- …
Migración de datos de sistemas actuales
Para llevar a cabo una migración de forma correcta, es imprescindible especificar con qué sistemas de gestión se cuenta actualmente y sobre todo las fuentes de datos que se utilizan.
El objetivo es analizar la calidad de estos datos y comprobar si es posible su inserción automática en el ERP bien sea parcial o totalmente.
Además, en un ERP, todos los datos deben ser consistentes. La estructura de datos está centralizada y normalizada. Por este mismo, si los datos de la empresa están distribuidos en varios soportes y sistemas, cada uno de ellos realizará sus propias codificaciones en los objetos, sus validaciones…
Organizar, unificar y normalizar todos estos datos puede ser sumamente complejo y a veces imposible.
En ocasiones, en función del volumen y calidad de los datos, es muchísimo mejor configurar y registrar estos datos manualmente en el ERP pero otras, por los mismos motivos, es imprescindible realizar una migración de datos automática desde dichas fuentes de datos al ERP.
Procesos de migración
En consecuencia, habrá que desarrollar los procesos de migración correspondientes. Estos desarrollos, son de por sí un proyecto y hay que tratar su desarrollo, como tal. En ningún caso es necesario definirlos en este documento de análisis. El objetivo de este apartado es:
- Estudiar las estructuras de datos en los que se encuentran actualmente los maestros de la empresa.
- Ejemplo: las ventas se gestionan desde una base de datos en Acces, el listado de proveedores en una hoja de cálculo. Hay un programa a medida que gestiona el almacén.
- Examinar la calidad de los datos
- Analizar la codificación de los datos y su posibilidad de normalización.
- Examinar volumetría de los datos susceptibles de ser migrados.
Recomendaciones a la hora de migrar:
Así mismo, se recomienda NO MIGRAR datos de operativas antiguas.
Habitualmente no hay problema en migrar los datos de Maestros pero por complejidad que hay en mantener la integridad de datos y evitar incoherencias en el nuevo sistema no es recomendable migrar:
abiertos o en proceso (Pedidos, albaranes, facturas, casos, tiques, ordenes de fabricación….etc). Se recomienda finalizar la gestión de estos casos en el sistema antiguo. Una vez finalizados pueden quedar en dicho sistema como histórico.
Aunque se recomienda siempre que queden en el sistema antiguo como histórico, siempre son mucho más sencillos de llevar al nuevo sistema porque no hay que unificar los procesos del sistema antiguo con los del nuevo. A veces es imprescindible migrar (ej: casos antiguos cerrados como historial del Cliente en el CRM)
Plan de Arranque
Por otra parte, es necesario pensar en Como quiero arrancar. Como y cuando hay que dejar de trabajar con el sistema antiguo y se empezará con el nuevo. En este punto hay que indicar la fecha límite “deseada” para el arranque.
Es por ello, por lo que hay muchas formas de realizar un arranque. Un factor muy importante es si hay migración de datos, pero pueden influir muchos más.
Con migración:
- En primer lugar, se define un día donde se cierra el sistema antiguo y se empieza con el nuevo.
- En segundo lugar, es necesario extraer los datos del sistema antiguo y cargarlos en el nuevo. Este es un punto tan crucial como delicado, y en gran medida depende del volumen de datos.
- Por último, una vez realizada la migración se debería cerrar el sistema antiguo, o dejarlo sólo como histórico.
Sin migración:
- En primer lugar, poco a poco se van introduciendo los datos manualmente en el sistema.
- En segundo lugar, se van teniendo configurados los datos de maestros de cada área dicha área ya puede operar. Se puede comenzar en paralelo, realizando pruebas en un sistema y en otro y verificando la consistencia de los datos.
- Y por último, se define una fecha real de arranque donde todas las áreas de la empresa estarán trabajando con la herramienta. Los datos introducidos por los distintos departamentos, previos a esta fecha serán considerados como no consistentes o de pruebas en entorno real.
Responsables del proyecto
Así mismo, es necesario por parte de la empresa definir un jefe de proyecto.
Por último, es muy recomendable que un responsable de cada área esté implicado en todas las fases a la hora de implantar un ERP e imprescindible que lo esté en las fases de análisis inicial y en el arranque.
En resumen:
A continuación, realizaremos una valoración general. Antes de solicitar un presupuesto para un implantar un ERP, hay que intentar reflejar en un documento al menos los aspectos identificados en este artículo, pero sin dejar de incluir otros que se consideren relevantes o críticos para finalizar la implantación con éxito.
Artículo modificado. Original con licencia CC realizado por Ana Juaristi.
Para acabar, si tiene alguna duda sobre cómo implantar un ERP Puede encontrar más información relacionada con este tema en nuestra página web haciendo clic aquí.
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Hemos empezado a trabajar en la ampliación de MEDICAL en apoyo de Tryton ERP. Tryton es un ERP con una gran filosofía del Software Libre, no sólo por tener el código fuente libre si no también para tener una política de NO LOCK-IN. Esto es lo que vamos a conseguir:
MEDICAL y Tryton
– Libertad de elección: ahora el usuario tendrá total libertad en el Sistema Operativo, Base de Datos o ERP. El usuario podrá elegir entre OpenERP o Tryton.
– Upgrades Garantizados: debe basarse en una arquitectura que permita al usuario actualizar su infraestructura. Los usuarios y los centros de salud deben poder contar con las herramientas de actualización y documentación para actualizar el sistema operativo, base de datos y ERP sin costo si así lo desean. Es por eso que lo vemos en GNU / Linux, PostgreSQL y Tryton. Este esquema garantiza que el usuario final tenga la versión más actualizada de MEDICAL.
– Independencia del proveedor: Nosotros, como comunidad, para el futuro de MEDICAL (o de cualquier otra solución de software libre) no podemos depender de un único proveedor o de un grupo de proveedores. Éste, no pertenece a Thymbra. Además, es parte de una organización sin fines de lucro: GNU Solidario, que no se puede comprar y no puede caer en manos de especuladores.
– Volver a las raíces: Tenemos que volver a los orígenes del software libre. Como ya he dicho, no se trata sólo de “código abierto“, sino también de comunidad y ética.
Por esta razón, ahora creo que tenemos el escenario perfecto para la libertad de elección, la independencia del proveedor, políticas de NO LOCK IN, comunidad y evolución. Estos factores garantizan la continuidad de MEDICAL para la versión actual y para todas las próximas.
De igual manera, vamos a seguir desarrollando MEDICAL para que tenga la misma funcionalidad en todos los ámbitos (OpenERP, Tryton, GNU / Linux, FreeBSD …).
Hoy es un gran día para MEDICAL y para el Software Libre !
Fuente:
Para más información sobre OpenERP visita nuestra web haciendo un clic aquí.
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Una comunicación clara y directa entre los clientes y la agencia es un factor clave de éxito como prueba de profesionalidad.
Actualmente se piensa que, al ser el cliente el que paga, esto le hace dueño de poder exigir como quiere que se hagan las cosas. Cuando se presenta ante nosotros, nos muestra su necesidad y qué es lo que está buscando. En ese momento, el cliente nos está buscando por algo. No siempre sabe cual es la mejor solución a su necesidad. Es por esto, que nosotros como profesionales, tenemos que guiarlo, aconsejarle, planteando nuestra reflexión y enfoque profesional en cuanto a sus ideas en el caso de opinar diferente.
Desde un primer momento se debe de tener claro el rol de cada uno. El cliente es el que pide una solución a una demanda y el proveedor es quién la resuelve. Sin embargo, muchas veces esta “división de competencias” tiende a pisarse por parte de ambas partes. No sólo el cliente comienza a pedir cambios o mostrar la ruta que quiere tomar, sino que nosotros como proveedores cedemos sin pensar si es la mejor decisión, sólo lo vemos como “lo está diciendo quien nos paga, por lo tanto hay que hacerlo”, grave error.
Debemos tomarnos un minuto, analizar lo que se nos está pidiendo, ver otras opciones y saber si esta es la solución idónea. El cliente nos contrata para que le ayudemos como profesionales en el tema, y seguro que valorará más si investigamos las consecuencias de lo que nos está pidiendo y le recomendamos no hacerlo, dando razones justas y mostrando los posibles malos resultados. No se trata de sólo decir no, es enseñarle alternativas a lo que está buscando. Proponiendo opciones más adaptadas a sus necesidades y sobre todo soluciones diseñadas para lograr los objetivos planteados. Ahí verdaderamente damos un servicio íntegro y no nos convertirnos simplemente en un departamento de producción.
Tenemos que enseñar a nuestros clientes como pueden sacar un mayor partido a nuestros servicios, aconsejándoles que miren más allá del proyecto que piden. De la misma manera, tenemos convencerles de que se dejen asesorar por nuestra amplia experiencia y no centrarse únicamente en resultados a muy corto plazo. Y finalmente, mostrarles cómo enmarcar las acciones en una estrategia a medio y largo plazo.
Como profesionales debemos generar confianza para que los clientes dejen el proyecto en nuestras manos. Esto se logra no sólo diciéndoles sí a todo, sino demostrándoles cómo. Los expertos, nosotros nos consideramos como tal, escuchamos, haciendo caso a sus ideas y tomando la mejor decisión, para convertirnos en un valor añadido para su empresa.
Es indiscutible, que debemos cuidar de nuestros clientes por encima de todo, y que sean el centro de toda la estrategia. Pero no debemos olvidar que somos nosotros quienes tenemos que guiarlos, mostrarles el camino y llegar a soluciones que terminen en buenos resultados.
Cuando admitimos todo lo que el cliente nos pide, y le damos la razón, inmediata, no sólo demuestra que tenemos una visión limitada de su negocio, si no que estamos tomando la vía fácil, donde no aplicamos ningún esfuerzo y no logramos entender lo que realmente necesita. Es aquí donde debemos pararnos, y pensar cuál es el verdadero servicio que le queremos brindar a nuestro cliente. Si queremos ser profesionales, debemos analizar varios factores, por ejemplo, si lo que nos pide está estrechamente ligado con la estrategia que estamos desarrollando, si estamos optimizando la inversión o si realmente apostamos por una acción necesaria.
Es imprescindible tener una comunicación clara y directa con nuestros clientes, donde estemos abiertos a escucharle y a que nos escuchen, donde verdaderamente haya un trabajo de investigación y análisis de cada propuesta o decisión.
María Camila Múnera S.
Account Manager en IOMarketing
Tomado de www.winred.com via @
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