Que solicitar en una Demo de un ERP
A continuación, hablaremos de todos los aspectos que ha de tener en cuenta una empresa, a la hora de solicitar una demo para probar un ERP.
Si yo fuese el gerente de una empresa que va a contratar la implantación de un ERP, previamente a solicitar que una empresa implantadora propietaria de un software realice una Demo, tendría apuntados aquellos puntos críticos que quiero cubrir con la nueva herramienta.
Los comerciales, tienen aprendida una ruta por los distintos módulos de la herramienta, que es la que muestran en la demos, a la hora de probar un ERP.
Normalmente el tiempo de la demo suele estar limitado y no se ve más allá de lo que el comercial nos quiera enseñar. Esto puede ser correcto en ocasiones, cuando la empresa es muy pequeña o los procesos de negocio son sencillos.
Simplemente, nos basta con conocer los procesos más generales de cada una de las áreas. Pero si previamente yo he realizado un análisis exhaustivo de lo que realmente necesito, podré consultar sobre aquellos procesos que no me han mostrado en la demo.
Mis consejos son los siguientes:
PREVIO A LA PRIMERA DEMO:
1.Analiza tu empresa.
2.Llama a otros Clientes que hayan implantado esta herramienta. Consulta los casos de éxito en la Web. Solicita que te faciliten los nombres de otros Clientes en los que hayan implantado.
DURANTE LA DEMO:
1.No te creas todo lo que te cuenten. Verifícalo. Si tienes cualquier duda pregunta.
2.Si un proceso es crítico para tu negocio y no te lo han enseñado, solicita que lo hagan.
3.Pide el ratón un rato. Solicita que te dejen manejar la aplicación. Entra en pantallas que no te han enseñado, aunque nosepas como funcionan. Esto te permitirá ver si hay “errores ocultos” o funcionalidad aún no desarrollada que saldrá en “proximas versiones”.
4.Si es necesario, solicita la presencia de un consultor experimentado en la demo.
5.Según te vayan enseñando los distintos procesos, táchalos de tu lista. Si al finalizar ves que tienes en tu lista demasiada funcionalidad por cubrir… pregunta cómo te lo van a resolver.
6.Solicita un presupuesto muestra de un desarrollo ” a medida”. Esto te puede dar idea de lo que te costará llegar a cubrir al 100% la funcionalidad que necesitas
7.Pregunta cual es la metodología de la implantación. Qué formación tendrán los consultores de la implantación. Qué experiencia tienen estos consultores.
8.Si tienes que realizar alguna migración de datos, pregunta por la tecnología y metodología que utilizarán en dicha migración.
9.Consulta el coste de la elaboración de documentos a medida. Consulta si este desarrollo de documentos podrá ser realizado por personal de tu empresa o estás atado a que te lo tengan que presupuestar.
10.Solicita una copia de un precontrato. Lee todo, hasta la letra pequeña.
11.Consulta sobre la cuota de soporte y mantenimiento. Que cubre. Qué no. Cada cuanto tiempo publican nuevas versiones. Quien y cómo realiza la instalación de estas nuevas versiones. Cual es el costede actualizarte.
12.Consulta sobre la tecnología de la herramienta. Lenguaje de programación, base de datos, sistema operativo, posibilidades de conexión remota mediante portátiles o pdas, a través de internet. Consulta sobre la interconexión entre sedes. Tecnología utilizada en las conexiones remotas. Por ejemplo, si es 100% basado en TCP/IP, o sea, Web… ¿qué pasa cuando te quedas sin conexión porque se cae el ADSL? Al revés, si es Cliente/Servidor… ¿como se conectará tu sede de Sevilla?
DESPUES DE LA DEMO:
1.Evalúa la profesionalidad de las personas que han realizado la presentación.
2.Evalúa la funcionalidad del software presentado.
3.Evalúa el coste tanto del páquete básico como de los posibles desarrollos que tendrás que realizar.
4.Evalúa el número de documentos que tendrás que definir y desarrollar. Evalúa si lo podeis hacer vosotros mismos o no.
5.Evalúa la metodología que utilizará la empresa, el perfil y la formación de los consultores de la implantación.
6.Evalúa la publicación de nuevas versiones y su instalación.
7.Evalúa el nivel de actualización tecnológica de la herramienta y sus diferentes alternativas de conexión. Cuanto más claro tengas qué es lo que necesita tu empresa y qué es lo que te están ofreciendo, más probabilidad de éxito en la implantación. Ten en cuenta que a veces El más caro no es el mejor, ni el más barato el peor.
Hay aplicaciones que parecen muy completas y no excesivamente caras que a la larga pueden ser mucho más costosas que otras que previamente parecían menos asequibles.
En ocasiones, firmar un contrato puede ser un saco sin fondo donde tendrás que pagar absolutamente por todo. Incluso por la definición de un simple documento de pedido de compra.
Estás poniendo los datos de tu empresa, los de gestión, los de operativa, los cuadros de mando, los datos que te permitan ver la evolución de la empresa en manos de un sistema informático. En definitiva, el sistema debe ser fiable, estable, actual, tecnológicamente puntero, no excesivamente caro, con contratos de mantenimiento y soporte que cubran cualquier eventualidad en función de tus necesidades. Si no puedes permitirte
el lujo de que tu sistema esté caído el fin de semana, necesitas un soporte
24X7, por ejemplo. Si tu empresa permanece cerrada durante la noche, los fines de semana y cierras todos los puentes, evidentemente un soporte 24X7 es excesivo e innecesario en tu caso…
Como veis, las variables para tomar una decisión son infinitas. Como en casi todo hay que evaluar coste/beneficio. ¿Que es mejor? Una empresa que lleva muchos años en el mercado, con una tecnología no tan puntera pero que te ofrece estabilidad y fiabilidad en tus datos, cuyos costes de desarrollo son desorbitados, o una empresa tecnológicamente puntera recién inaugurada, con pocos clientes de referencia, cuya base funcional es limitada pero que te ofrece unos desarrollos a medida con un coste muy reducido? Complicada elección…
A continuación, le adjuntamos el enlace a nuestra web, donde podrá encontrar información de su interés, su desea probar un ERP haciendo clic aquí.
