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Como realizar el análisis inicial para implantar un ERP

Cada punto mencionado debería ser ilustrado en detalle para ofrecer una visión global pero a la vez clara y resumida de los principales procesos de negocio de la empresa.

Se recomienda que toda empresa que vaya a realizar la implantación de un ERP, realice un análisis inicial, previamente a la selección de la empresa consultora o propietaria del software que realizará la implantación. Si se le entregan los requerimientos de la empresa detallados, el presupuesto estará mejor detallado, se podrá realizar un plan de proyecto mucho más ajustado a la realidad y posiblemente se evitarán a posteriori sorpresas desagradables.

En principio, vamos a pensar en un análisis inicial que cubra únicamente las áreas básicas de la empresa (compras, ventas – Marketing y CRM -, logística, tesorería, Recursos humanos )

Como mínimo, un análisis inicial debe contener los siguientes aspectos:

Análisis de datos maestros:

Los datos maestros de un ERP, son aquellos datos críticos y necesarios para poder empezar a operar con la herramienta. En función de cómo se configuren estos datos maestros, la herramienta permitirá realizar ciertas acciones o no, o su comportamiento será distinto en algunos aspectos.

Ejemplos:

  • Si en ficha maestra de un cliente le asignamos una forma de pago transferencia bancaria, evidentemente el sistema no generará ningún recibo, por tanto, en la ficha maestra definimos la forma de cobrar a este Cliente.
  • Si en la ficha definimos que un proveedor nos exige un pago los días 10 de cada mes, cuando nosotros habitualmente pagamos los días 5 y 20, deberá quedar reflejado en la ficha del proveedor, y parametrizar la herramienta para que contemple esta situación.
  • Si se requiere realizar un pedido a un proveedor, en las fichas maestras o maestros, debe estar registrado el proveedor, el artículo que le queremos comprar, el precio de dicho artículo con las condiciones de tarifa del proveedor….

Existen una serie de datos que si previamente, o en el momento de necesitarlos no se registran, no se puede trabajar con el sistema. Estos datos serían los maestros.

La acción de configurar estos maestros, sería la más complicada de la fase de implantación. Si no se hace correctamente, será imposible que el comportamiento del programa sea el esperado.

A continuación se detalla una lista qué datos maestros son imprescindibles analizar en una empresa estándar de tamaño medio. Son necesarios todos, pero puede haber más. Es necesario destacar que cada sector de negocio tendrá sus propios datos maestros y de aquí surge a veces la necesidad de crear módulos adicionales para el ERP que configuran una solución Vertical para dicho sector.

La tabla adjunta pretende al menos nombrar aquellos maestros existentes en todas las empresas de los sectores de industria y servicios.

Para cada uno de ellos, en el análisis inicial se reflejará cómo es actualmente y qué se espera que se pueda registrar y centralizar en el ERP a futuro. Se incluirá cualquier dato que se considere relevante.

  1. Mi empresa
  2. Catálogo de productos
  3. Almacenes
  4. Clientes
  5. Proveedores
  6. Tarifas de Venta
  7. Tarifas de compra
  8. Formas de pago

Mi empresa (todos los módulos)

En este apartado se incluyen datos relevantes de mi empresa.

  • Estructura departamental.
  • Sedes y ubicaciones
  • Volumetría de empleados
  • Días de pago a proveedores
  • Días de pago de nóminas…
  • Otros

Empleados (todas las áreas)

Un empleado puede ser un agente de ventas, un administrativo, un operario de máquina en fabricación, jefes de proyecto…

El concepto empleado es utilizado por casi todos los módulos del ERP donde sea necesario especificar quien hace qué. Operarios de fabricación, agentes de venta, técnicos de soporte en CRM, administrativos…

  • Datos de empleados
  • Calendarios
  • Horarios
  • Turnos
  • Grupos
  • Categorización
  • Nivel
  • Vacaciones
  • Skills
  • Edad media de los empleados
  • Ubicación física en la empresa.
  • Política salarial de la empresa: Configuración de Rangos salariales, primas, extras (solo requerido en el módulo de nóminas)

Esta parte del análisis es primordial ya que permitirá entre otras cosas:

  • Dimensionar el número de puestos que será necesario habilitar para trabajar con la nueva herramienta
  • Orientar sobre la formación previa en informática de los futuros usuarios y su edad lo que permitirá dimensionar y planificar las jornadas de formación.
  • Obtener una visión general de la estructura de permisos y usuarios de la aplicación.

Catálogo de productos (logística, materiales, compras, ventas…)

En este apartado, especificaremos cómo es nuestro catálogo. Algo aparentemente trivial, puede ser el escollo más importante a salvar en una implantación. Existen infinidad de formas de registrar y categorizar los productos de una empresa. Es necesario definir al menos los siguientes aspectos:

  • Tipología de artículos
    • Qué se compra
    • Qué se vende
    • Qué fabrica mi empresa
  • Categorías de artículos
  • Volumen de artículos codificados.
  • El código del artículo. Referencias:
    • Como identifico mi artículo como único. Hay categorizar el que se vende, el que se compra y el que se transforma.
    • El código será secuencial, da información de forma inteligente, utilizando bloques de cifras para indicar algo dentro de dicho código…
  • Datos adicionales del artículo. Como varían en función de la tipología y de las categorías.
  • Unidades de medida en las que se compra, vende y almacena el artículo.
  • Serialización y números de lote de los artículos. Qué tipologías y categorías de artículos es necesario que lleven números de lote o serial. Quién genera dicho número de lote y cómo se genera.
  • Atributos o variantes del artículo (Color, talla, medidas…etc, etc). Categorización y tipología de los artículos en los que varía el precio de venta o compra en función de los atributos.
  • Indicar si requieren imágenes o no. Cuantas. La imagen se registra a nivel de producto o a nivel de variante.
  • Indicar si requieren registro de documentos adjuntos. Cuantos. Cuales. Qué formatos.

En el análisis del catálogo se incluirá cualquier aspecto que se considere de interés o inherente al sector que pudiese causar conflicto en su configuración en el ERP.

Almacenes (logística)

Cuantos hay y donde están. Información y características relevantes de cada almacén

Clientes (ventas, CRM)

Aquí se incluyen datos relevantes que desee registrar de Clientes.

  • Volumetría
  • Codificación de Clientes
  • Datos generales
  • Categorización de Clientes
  • Contactos de Clientes
  • Estructura de empresa de mis Clientes
  • Datos asociados a esta estructura
  • Sedes de Clientes.
  • Direcciones y tipología de dirección (sede, almacén, oficina administración… etc)
  • Formas de pago
  • Bancos
  • Etc…

Canales de venta

  • Agentes comerciales
  • Tiendas físicas
  • Tiendas On-Line

Proveedores (compras)

Aquí se incluyen datos relevantes que desee registrar de mis Proveedores

  • Volumetría
  • Codificación de Proveedores
  • Datos generales
  • Categorización de Clientes
  • Contactos de Proveedor
  • Estructura de empresa de mis Proveedores
  • Datos asociados a esta estructura
  • Sedes de Proveedor.
  • Direcciones y tipología de dirección (sede, almacén, oficina administración… etc)
  • Formas de pago
  • Bancos
  • Etc…

Tarifas de venta (ventas)

Las tarifas de venta son un aspecto fundamental en la configuración del ERP. Pueden ser dinámicamente calculadas en función de otros campos (la más sencilla: tarifa de compra + %margen), o asignadas para cada uno de los artículos.

En el análisis es necesario reflejar como se realiza en la actualidad esta asignación de tarifas venta a los productos a fin de evaluar la complejidad de su configuración.

Teniendo en cuenta la categorización y tipificación de los productos de venta:

  • Indicar cómo se calcula la tarifa
  • Indicar si se existen o no descuentos por volumen
  • Indicar cómo se configuran las ofertas
  • Indicar si existen packs de productos en oferta
  • Indicar cualquier aspecto relevante referente a las tarifas de venta.

Tarifas de compra (compras)

  • Indicar cómo se reciben las tarifas de proveedor
  • Indicar cómo se registran las tarifas de proveedor
  • Indicar si se existen o no descuentos por volumen
  • Indicar cómo se configuran las ofertas
  • Indicar si se recepcionan packs de productos en oferta
  • Indicar cualquier aspecto relevante referente a las tarifas de compra.

Formas de pago (tesorería)

  • Indicar formas de pago que se utilizan habitualmente en cualquier área de gestión de la empresa (transferencia, cheque, giro, pagaré, tarjeta de crédito, facturing, confirming, etc.)

Formas de envío y transporte (logística). Tarifas.

  • Indicar formas de envío que se utilizan habitualmente (Camión propio, Camión de Cliente, Camión de Proveedor, Agencia de transporte, Agencia de mensajería…)

Indicar qué forma de envío es utilizada en función de qué condiciones. Y sobre todo, marcar las excepciones.

Ejemplos:

  • Un proveedor envía la mercancía en su camión y cobra los portes. Habitualmente el resto de proveedores, envían una agencia de mensajería, también a portes pagados.
  • En cuanto a envíos de mercancía a Clientes, la empresa utiliza una furgoneta de reparto para servir los pedidos locales, para la península se utiliza una agencia de transporte.
  • A clientes con pedidos superiores a una cantidad, se les envía la mercancía con un 20% de descuento en la tarifa habitual.

Embalajes, volumen y peso (logística).

Definir la información requerida para los embalajes:

  • Tipificación de embalajes
  • Códigos de embalaje
  • Asociación de embalajes a artículos, a volúmenes, a pesos…

Cualquier información relevante a embalajes.

Ejemplo:  Se envía mercancía en contenedores. La agencia de transporte cobra por contenedor con un límite de peso, independientemente del número de bultos que incluyen. Se requiere registrar tamaños y volúmenes de embalajes, materiales que la componen, relación de artículos con embalajes.

Contabilidad

Imprescindible en el área de contabilidad, si el plan contable no está definido correctamente no será posible llevar las finanzas con el ERP.

  • Definición de la estructura del plan contable.
  • Ejercicios, períodos (mensuales, trimestrales)
  • Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones IRPF
  • Plazos de pago
  • Remesas de recibos (CSB19, CSB58), órdenes de pago o transferencia (CSB34)
  • Importación de extractos bancarios (CSB43)
  • Liquidaciones

Una vez definidos estos aspectos se podría hablar de que ya hemos creado una visión general de los datos maestros de la empresa en las áreas mencionadas y se podrían comenzar a definir los procesos operativos.

Procesos de negocio de la empresa (workflow de procesos):

En este apartado se incluyen en la medida de lo posible los procesos actuales de la empresa. Es necesario al menos indicar 2 niveles de procesos:

Nivel 1: Procesos interdepartamentales:

  • Cuales son las áreas/dptos en los que se divide la empresa
  • Cómo interactúan entre ellas:
    • Flujos de documentos
    • Procesos de aceptación, validación, asignación de tareas…
    • Herramientas utilizadas

Ejemplo muy simplificado de un proceso interdepartamental

  • Cliente realiza pedido de venta (Att Cliente)
  • Se verifica si existe stock del producto en almacén (Logística)
    • Si existe, se sirve al Cliente. (Logística)
    • Si no existe y el producto es de distribución
      • Se realiza pedido de compra a proveedor. (Compras)
      • Se recepciona el material (Logística)
      • Se verifica su calidad (Calidad)
        • Si pasa el control, se incluye en almacén (Logística)
        • Si no pasa el control
          • Se devuelve al proveedor (Logística).
          • Compras gestiona la devolución (Compras)
          • Att Cliente indica el retraso en la entrega al Cliente y facilita nueva fecha de entrega (Att Cliente)
    • Si no existe y el producto es de fabricación, se fabrica (fabricación)
      • Se verifica su calidad (Calidad)
        • Si pasa el control, se incluye en almacén (Logística)
        • Si no pasa el control ….
      • Se almacena y se sirve al Cliente. (logística)

En este ejemplo, se puede comprobar que intervienen distintos departamentos desde que se recibe el pedido del Cliente hasta que es posible entregarlo. Entonces, actualmente ¿Cómo se gestiona esta comunicación interdepartamental?

  • Como se registran los pedidos
  • Como se comunica att cliente con compras para indicarle que tiene que hacer un pedido
  • Como sabe fabricación que tiene que fabricar un producto y cómo lo tiene que fabricar. Como sabe fábrica a qué fecha debe tener fabricado el producto.
  • Como conoce ventas las incidencias que ha habido desde que el Cliente hizo el pedido y como sabe que tiene que avisarle de un retraso en la entrega…

En fin, cuanto más se detalle este proceso interdepartamental más sencillo resultará configurar los flujos de información correctos en el ERP.

Nivel 2: Procesos intradepartamentales (Dentro de un mismo área/dpto)

Al igual que el proceso a primer nivel, es necesario realizar el mismo ejercicio, pero dentro de un mismo área/dpto.

Por cada área/dpto se indicará:

  • Cómo se trabaja
  • Quien hace qué
  • Cómo lo hace
  • Qué herramientas usa actualmente

En el mismo ejemplo utilizado anteriormente, se pueden dar infinitas combinaciones de formas de trabajar. Pongamos un ejemplo irreal pero posible de una empresa ficticia:

  • Att Cliente recibe un pedido de venta:
    • Existen 3 canales de entrada de pedidos de venta:
      • Teléfono, Fax
      • E-mail
      • Tienda On-Line
    • Hay un agente de ventas asignado a cada canal.
    • Cada agente recepciona únicamente los pedidos que entran desde dicho canal.
    • Al recepcionar un pedido, se registra en una hoja de cálculo o en una base de datos.
    • Posteriormente se envían por correo electrónico al almacén para que verifiquen in situ si hay stock o no. Los agentes del canal de fax, teléfono y tienda on-line registran el pedido en el la base de datos y además lo copian en cliente de correo para enviar un correo a almacén.
    • A veces, los clientes que realizan el pedido por teléfono también envían un correo electrónico, por si acaso.
    • El agente que atiende el canal de correo electrónico, no sabe que el del teléfono ya ha registrado el pedido en el access por lo que se registra el mismo pedido 2 veces por 2 personas distintas, con distinto número.
    • Almacén recibe 2 correos solicitando la misma cantidad de producto para el mismo Cliente pero por el volumen diario de pedidos, no identifica que se trata del mismo pedido duplicado.

Como se puede comprobar, ya en el primer punto de nuestro proceso interdepartamental, ya se han detectado que existen puntos de mejora que ahorrarían tiempo, errores y en definitiva costes.

  • En Att Cliente, registran el pedido 2 veces. Una en la base de datos local y otra para enviarlo por correo a almacén.
  • No existe comunicación entre los distintos agentes del dpto. No conocen si otro agente ya ha tratado el pedido.

A partir de este punto, donde el error ya se ha producido, y continuando con el ejemplo, este Cliente podría acabar recibiendo 2 pedidos iguales, pero con una diferencia importante de tiempo. Podría ocurrir que en almacén recepcionan el primer pedido, tienen stock y lo sirven, pero cuando llega el segundo, ya no hay stock y pasan aviso a compras para que emita el pedido a proveedor. O incluso peor, tienen que pasar a fábrica el aviso para que se fabrique…

Se fabricará algo innecesario que ya fue entregado. El Cliente recibirá un pedido que no solicitó. Se producirá una devolución… y todo se complicará todo lo que pueda complicarse causando pérdidas de tiempo y económicas a la empresa.

Ahora el mismo ejemplo con el ERP:

  • Att Cliente recibe un pedido de venta:
    • Existen 3 canales de entrada de pedidos de venta:
      • Teléfono, Fax
      • E-mail
      • Tienda On-Line
    • Hay un agente de ventas asignado a cada canal.
    • Cada agente recepciona únicamente los pedidos que entran desde dicho canal.
    • Al recepcionar un pedido, se registra en el ERP.
    • En el análisis inicial, se verificó que se producían errores de duplicación de pedidos de clientes por lo que se incluyó un control, donde al registrar un segundo pedido del mismo cliente y el mismo artículo en las mismas cantidades, el mismo día, advirtiera al agente que dicho pedido ya existe en el sistema.
    • El agente verificará si es el mismo pedido o realmente el Cliente solicita 2 pedidos y podrá optar por registrar o borrar el segundo pedido.
    • Se ha decidido eliminar el envío del correo a almacén. En su lugar, se ha establecido que almacén tendrá acceso a consultar los pedidos de venta pendientes registrados en el ERP.

Se han eliminado varios pasos del proceso anterior. Se ha mejorado la productividad, se han eliminado tareas repetitivas y sin valor añadido. Se ha agilizado la labor de nuestros empleados y optimizado los recursos de la empresa, lo cual finalmente se traduce en un ahorro de costes para la empresa.

CONCLUSIONES:

El objetivo de este apartado es detectar aquellos procesos repetitivos, poco productivos y sin valor añadido que se podrían eliminar del proceso de negocio.

A su vez, permite examinar los procesos actuales y verificar si los procesos definidos de base en el estándar del ERP podrían encajar o adaptarse a los requeridos por la empresa. En caso de no ser así, permite identificar aquellos elementos que por ser inherentes y específicos de la empresa, no estarán en definidos de base en el estándar del ERP. En nuestro ejemplo anterior, se detectó que el ERP cubría el proceso de base, ya que permitía registrar pedidos y enviarlos por e-mail, pero en esta empresa concreta, se requería un control adicional en el ERP para evitar registrar pedidos de venta por duplicado.

Los procesos mínimos que habrá que detallar son:

  • Presupuestación de productos
  • Sistema de Cálculo de costes
  • Procesos de Compras
  • Procesos de Ventas
  • Procesos de fabricación
  • Procesos de Calidad ( en fabricación, en recepción de materiales, en subcontratación, en atención al Cliente …)
  • Procesos de recepción y expedición de materiales
  • Procesos de devolución de materiales a proveedor
  • Procesos de gestión de devoluciones de Cliente

Este apartado puede ser sumamente sencillo o tremendamente complicado según la empresa que se esté analizando.

Informes, documentos, estadísticas

En este apartado se indicarán los documentos requeridos en cada área de trabajo o departamento que deberán estar configurados en el ERP antes de la fecha del arranque, para que puedan ser impresos desde la herramienta. La empresa deberá definir el formato y la información que requiere mostrar en estos documentos.

Es habitual que todos los ERP incluyan en el estándar documentos preformateados, que pueden ser perfectamente válidos en cuanto a la información que muestran, por lo tanto bastaría con adaptar su diseño a la imagen corporativa de la empresa. Incluso, si la exigencia en este sentido no es muy alta, ni siquiera esto será necesario. No obstante es necesario analizar los requerimientos de la empresa.

Algunos de los documentos mencionados podrían ser:

  • Pedido de compra a proveedor
  • Albarán de Venta
  • Factura de Venta
  • Certificado de calidad
  • Recibos
  • Orden de fabricación
  • Albarán de devolución de mercancía
  • Lista de embarque
  • Informes contables (mensuales, trimestrales, anuales)
  • Reclamación a proveedor por retraso en entrega de mercancía
  • Reclamaciones de pagos a Clientes
  • Informes de gestión en tesorería
  • Informes estadísticos de cada área

Migración de datos de sistemas actuales

Es imprescindible especificar con qué sistemas de gestión se cuenta actualmente y sobre todo las fuentes de datos que se utilizan.

El objetivo es analizar la calidad de estos datos y comprobar si es posible su inserción automática en el ERP bien sea parcial o totalmente.

En un ERP, todos los datos deben ser consistentes. La estructura de datos está centralizada y normalizada. Si los datos de la empresa están distribuidos en varios soportes y sistemas, cada uno de ellos realizará sus propias codificaciones en los objetos, sus validaciones… Organizar, unificar y normalizar todos estos datos puede ser sumamente complejo y a veces imposible.

En ocasiones, en función del volumen y calidad de los datos, es muchísimo mejor configurar y registrar estos datos manualmente en el ERP pero otras, por los mismos motivos, es imprescindible realizar una migración de datos automática desde dichas fuentes de datos al ERP.

En este caso habrá que desarrollar los procesos de migración correspondientes. Estos desarrollos, son de por sí un proyecto y hay que tratar su desarrollo, como tal. En ningún caso es necesario definirlos en este documento de análisis. El objetivo de este apartado es:

  • Analizar las estructuras de datos en los que se encuentran actualmente los maestros de la empresa.
    • Ejemplo: las ventas se gestionan desde una base de datos en Acces, el listado de proveedores en una hoja de cálculo. Hay un programa a medida que gestiona el almacén.
  • Analizar la calidad de los datos
  • Analizar la codificación de los datos y su posibilidad de normalización.
  • Analizar volumetría de los datos susceptibles de ser migrados.

Se recomienda NO MIGRAR datos de operativas antiguas. Habitualmente no hay problema en migrar los datos de Maestros pero por complejidad que hay en mantener la integridad de datos y evitar incoherencias en el nuevo sistema no es recomendable migrar:

  • Temas pendientes, abiertos o en proceso (Pedidos, albaranes, facturas, casos, tiques, ordenes de fabricación….etc). Se recomienda finalizar la gestión de estos casos en el sistema antiguo. Una vez finalizados pueden quedar en dicho sistema como histórico.
  • Temas cerrados: Aunque se recomienda siempre que queden en el sistema antiguo como histórico, siempre son mucho más sencillos de llevar al nuevo sistema porque no hay que unificar los procesos del sistema antiguo con los del nuevo. A veces es imprescindible migrar (ej: casos antiguos cerrados como historial del Cliente en el CRM)

Plan de Arranque

Es necesario pensar en Como quiero arrancar. Como y cuando hay que dejar de trabajar con el sistema antiguo y se empezará con el nuevo. En este punto hay que indicar la fecha límite “deseada” para el arranque.

Hay muchas formas de realizar un arranque. Un factor muy importante es si hay migración de datos, pero pueden influir muchos más.

Con migración:

  • Se define un día donde se cierra el sistema antiguo y se empieza con el nuevo.
  • Previamente es necesario extraer los datos del sistema antiguo y cargarlos en el nuevo. Este es un punto tan crucial como delicado, y en gran medida depende del volumen de datos.
  • Una vez realizada la migración se debería cerrar el sistema antiguo, o dejarlo sólo como histórico.

Sin migración:

  • Poco a poco se van introduciendo los datos manualmente en el sistema.
  • Según se van teniendo configurados los datos de maestros de cada área dicha área ya puede operar. Se puede comenzar en paralelo, realizando pruebas en un sistema y en otro y verificando la consistencia de los datos.
  • Se define una fecha real de arranque donde todas las áreas de la empresa estarán trabajando con la herramienta. Los datos introducidos por los distintos departamentos, previos a esta fecha serán considerados como no consistentes o de pruebas en entorno real.

Responsables del proyecto

Es necesario por parte de la empresa definir un jefe de proyecto.

Es muy recomendable que un responsable de cada área esté implicado en todas las fases de implantación del proyecto e imprescindible que lo esté en las fases de análisis inicial y en el arranque.

En resumen:

Antes de solicitar un presupuesto para un ERP, hay que intentar reflejar en un documento al menos los aspectos identificados en este artículo, pero sin dejar de incluir otros que se consideren relevantes o críticos para finalizar la implantación con éxito.

Artículo modificado. Original con licencia CC realizado por Ana Juaristi.

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